Format und Kapazität
Der Konferenzraum bietet Platz für maximal 20 Personen. Das ist eine Kapazitätsobergrenze, keine Garantie für eine bestimmte Bestuhlung oder für jedes gewünschte Format. Beschreiben Sie die Gruppe und das Ziel, damit der Anbieter die Eignung einschätzen kann.
Für den Raum sind 45 Euro netto pro Stunde, 150 Euro netto pro Halbtag und 360 Euro netto pro Tag genannt. Zu allen Beträgen kommt die gesetzliche Umsatzsteuer hinzu. Halbtag-Zeitfenster und Abrechnungsregeln sind vorab zu klären.
Technik und Gesprächssituation
Nennen Sie, ob Bildschirmpräsentation, hybride Teilnahme oder vertrauliche Diskussion geplant ist. Konferenzbildschirme sind auf Bildern erkennbar, doch Technikverfügbarkeit und Anschlüsse müssen für den Termin bestätigt werden.
Bei einem kurzen Gespräch sollten Sie nicht davon ausgehen, dass ein Besprechungsraum kostenfrei oder spontan verfügbar ist. Der Standort ist noch nicht geöffnet; Starttermin ist der 1. Dezember 2026. Für zwei oder drei Personen kann Vertraulichkeit wichtiger sein als die Raumgröße. Fragen Sie deshalb nicht nur nach freien Plätzen, sondern nach einer geeigneten Gesprächssituation und den Kosten. Planen Sie eine kurze Einführung und ein klares Ende. Auch ein kleines Treffen sollte andere Arbeitsplätze nicht ungefragt in Anspruch nehmen.
Checkliste
- Gruppengröße und Gesprächsziel nennen
- Setup und Technik bestätigen lassen
- Tarif und Zeitfenster schriftlich klären