Vor dem Drucken den Zweck prüfen
Fragen Sie, wofür Sie einen Ausdruck benötigen: zum konzentrierten Lesen, für eine Unterschrift oder als Gesprächsunterlage. Manche Aufgaben lassen sich mit digitalen Kommentaren oder einer passenden Bildschirmansicht erledigen. Andere erfordern weiterhin Papier; entscheidend ist der tatsächliche Arbeitszweck, nicht eine pauschale Vorgabe für jeden einzelnen Vorgang.
Bereiten Sie notwendige Druckaufträge sorgfältig vor. Kontrollieren Sie Seitenbereich, Vorschau und Lesbarkeit, damit fehlerhafte Probedrucke möglichst entfallen. Doppelseitiges Drucken oder mehrere Seiten pro Blatt können passen, dürfen aber erforderliche Lesbarkeit, Weiterverarbeitung oder Vorgaben der empfangenden Person nicht beeinträchtigen und sollten deshalb bewusst gewählt werden.
Digitale Ablagen nutzbar machen
Ein Dokument ist nicht schon gut organisiert, weil es nicht ausgedruckt wurde. Verwenden Sie nachvollziehbare Dateinamen und freigegebene Ablageorte, damit Beteiligte die aktuelle Fassung finden. Vermeiden Sie parallele Kopien in verschiedenen Kanälen, die später neue Ausdrucke oder aufwendige Vergleiche zwischen widersprüchlichen Bearbeitungsständen auslösen können.
Holen Sie Ausdrucke zeitnah ab und prüfen Sie, ob Sie gemeinsame Druckgeräte für sensible Inhalte überhaupt verwenden dürfen. Entsorgen Sie vertrauliche Unterlagen ausschließlich über dafür vorgesehene Wege. Nutzen Sie beschriebenes Papier nur dann als Schmierpapier weiter, wenn Inhalt und interne Vorgaben dies erlauben und keine Informationen offenliegen.
Checkliste
- Prüfen Sie den Zweck vor jedem größeren Druckauftrag.
- Kontrollieren Sie Vorschau, Seitenumfang und Lesbarkeit.
- Beachten Sie Vertraulichkeit bei Abholung und Entsorgung.