Arbeitsphasen räumlich übersetzen
Ein Auftakt mit Diskussionen stellt andere Anforderungen als eine spätere Ausarbeitungsphase. Listen Sie auf, wann Ihr Team gemeinsam sprechen und wann einzelne Mitglieder konzentriert arbeiten müssen. Prüfen Sie, ob der Ort diese Wechsel ermöglicht, ohne ständig andere Nutzende zu beeinträchtigen.
Klären Sie für Workshops außerdem die Nutzung von Tafeln, Bildschirmen und Materialien. Dürfen Ergebnisse bis zum nächsten Termin hängen bleiben oder müssen Sie alles täglich sichern? Fotografieren oder übertragen Sie Notizen nur mit passenden Geräten und nach den vereinbarten Regeln für Projektinformationen.
Zugänge und Projektende organisieren
Benennen Sie eine verantwortliche Person für Buchungen, Gäste und Änderungen der Teilnehmerliste. Gerade bei externen Beteiligten sollten Sie wissen, wie Anmeldung und Zutritt funktionieren. Teilen Sie keine persönlichen Zugangsmittel untereinander, sondern lassen Sie den vorgesehenen Ablauf durch den Anbieter erklären.
Planen Sie bereits beim Start, wie Sie die Fläche wieder verlassen. Dazu gehören das Abholen gelagerter Materialien, das Entfernen sichtbarer Projektnotizen und die Rückgabe überlassener Gegenstände. Eine kurze Abschlussliste verhindert, dass Unterlagen nach Projektende im Raum bleiben oder organisatorische Verpflichtungen übersehen werden.
Checkliste
- Ordnen Sie Projektphasen ruhigen und kommunikativen Flächen zu.
- Bestimmen Sie eine verantwortliche Person für Zugänge und Reservierungen.
- Erstellen Sie eine Abschlussliste für Unterlagen und überlassene Gegenstände.