Bedarf nach Rollen statt Kopfzahl bestimmen
Erheben Sie, welche Tätigkeiten tatsächlich außerhalb des eigenen Büros stattfinden können. Eine Person mit digitaler Dokumentenarbeit hat andere Anforderungen als jemand mit Materialmustern oder häufigen vertraulichen Gesprächen. Entscheidend sind geeignete Arbeitsbedingungen, nicht eine einheitliche Zahl externer Tage für sämtliche Funktionen im Unternehmen.
Wählen Sie einen Pilotzeitraum mit repräsentativen Aufgaben. Legen Sie vor Beginn fest, welche Ausgaben übernommen werden und wie Beschäftigte den Arbeitsplatz buchen. Trennen Sie dabei individuelle Nutzung von gemeinsamen Projekttagen, weil sich Raum-, Abstimmungs- und Ausstattungsbedarf deutlich unterscheiden können. Benennen Sie eine interne Ansprechperson.
Wirtschaftlichkeit mit tatsächlicher Nutzung beurteilen
Erfassen Sie neben Rechnungsbeträgen auch Buchungsaufwand, Reiseausgaben und ungenutzte Reservierungen. Vergleichen Sie diese Werte mit dem konkreten Nutzen: beispielsweise vermiedenen Wegen oder zusätzlich nutzbaren Fokusblöcken. Eine günstige Buchung ist nicht automatisch wirtschaftlich, wenn ein großer Teil des Tages durch Ortswechsel verloren geht.
Besprechen Sie nach dem Pilot, für welche Tätigkeiten das Modell fortgesetzt wird. Ein gutes Ergebnis für die Entwicklung lässt sich nicht ungeprüft auf Kundenservice übertragen. Dokumentieren Sie deshalb eine kurze Freigabematrix nach Aufgaben und erforderlicher Ausstattung, statt aus einzelnen positiven Rückmeldungen eine allgemeine Arbeitsplatzregel abzuleiten.
Checkliste
- Pilotgruppe anhand geeigneter Tätigkeiten zusammenstellen.
- Buchungsbefugnis und erstattungsfähige Ausgaben definieren.
- Nutzung und Gesamtkosten je Einsatzzweck auswerten.