Einen vollständigen Musterwarenkorb bilden
Beschreiben Sie beispielsweise einen Einzelarbeitstag mit einer vertraulichen Videokonferenz und mehreren auszudruckenden Seiten. Lassen Sie alle dafür notwendigen Positionen getrennt ausweisen. So erkennen Sie, ob ein günstiger Grundpreis durch zusätzliche Raumnutzung, Druckkosten oder andere Leistungen für Ihren konkreten Bedarf deutlich ansteigt.
Achten Sie darauf, ob Preise netto oder brutto angegeben sind und welche Angaben Ihre Buchhaltung benötigt. Einmalige Einrichtungskosten gehören ebenfalls in den Vergleich. Verteilen Sie solche Beträge nur auf realistisch erwartete Nutzungen, nicht auf eine optimistische Anzahl theoretisch möglicher Arbeitstage im nächsten Jahr.
Risiken nicht als kostenlose Extras behandeln
Prüfen Sie Stornierung, Umbuchung und den Umgang mit nicht genutzten Kontingenten. Ein günstiges Paket kann teuer werden, wenn sich Kundentermine häufig verschieben. Berechnen Sie neben dem idealen Monat einen vorsichtigen Fall mit weniger Nutzung, um die finanzielle Wirkung Ihrer Unsicherheit sichtbar zu machen.
Gewichten Sie anschließend den Nutzen: Ein enthaltenes Besprechungszimmer ist wertlos, wenn Sie ausschließlich schreiben. Eine zuverlässige Gesprächsmöglichkeit kann dagegen höhere Kosten rechtfertigen, wenn sie für Ihre Arbeit unverzichtbar ist. Entscheiden Sie anhand des passenden Leistungsumfangs, nicht anhand möglichst vieler aufgezählter Ausstattungsmerkmale allein.
Checkliste
- Für alle Angebote denselben Musterarbeitstag kalkulieren lassen.
- Einmalige Gebühren und Umsatzsteuerstatus in der Vergleichstabelle markieren.
- Einen zweiten Kostenfall mit weniger tatsächlicher Nutzung berechnen.