Den Gesprächsort konkret beurteilen
Sehen Sie sich an, ob Türen geschlossen werden können und ob fremde Personen den Raum durchqueren. Auch Glasflächen und sichtbare Bildschirme sind relevant. Für besonders sensible Anliegen kann ein anderer Ort erforderlich sein; eine ansprechende Besprechungsecke ersetzt keine geeignete räumliche Trennung.
Testen Sie mit neutralen Gesprächsinhalten, was außerhalb des Raums hörbar ist, sofern dies vor Ort möglich ist. Klären Sie auch, wie Störungen während der Buchung vermieden werden. Verlassen Sie sich nicht auf Begriffe wie privat oder diskret, ohne deren praktische Bedeutung verstanden zu haben.
Unterlagen und Erwartungen vorbereiten
Informieren Sie Ihre Gesprächspartner über den Treffpunkt und den Ablauf, ohne sensible Details in frei sichtbare Termine einzutragen. Legen Sie nur die tatsächlich benötigten Unterlagen bereit. Auf gemeinsam genutzten Bildschirmen sollten keine Inhalte aus vorherigen Terminen oder anderen Vorgängen geöffnet sein.
Sichern Sie nach dem Gespräch Notizen und nehmen Sie Ausdrucke vollständig mit. Prüfen Sie Tafeln, Papierkörbe und angeschlossene Geräte, bevor Sie den Raum verlassen. Wenn sich vor Ort zeigt, dass die Umgebung ungeeignet ist, verschieben Sie sensible Gesprächsteile lieber, statt mit improvisierten Schutzmaßnahmen fortzufahren.
Checkliste
- Prüfen Sie Hörbarkeit, Sichtschutz und Durchgangsverkehr am Raum.
- Bereiten Sie ausschließlich benötigte Dokumente und Ansichten vor.
- Kontrollieren Sie nach dem Termin Tafeln, Ausdrucke und angeschlossene Geräte.