Erst die Entscheidungsfrage, dann die Methode
Formulieren Sie die Leitfrage so, dass die Gruppe sie im Workshop beantworten kann. Statt einer vollständigen Markenstrategie kann beispielsweise die Priorisierung von Zielgruppen anstehen. Lassen Sie den Auftraggeber bestätigen, wer diese Auswahl verbindlich treffen darf und welche Rahmenbedingungen bereits unveränderlich gesetzt sind.
Senden Sie notwendige Hintergrundinformationen vorab und kennzeichnen Sie Pflichtlektüre deutlich. Im Treffen sollten Sie nur Verständnisfragen klären, nicht sämtliche Unterlagen erneut vorlesen. Planen Sie anschließend getrennte Phasen für Sammlung, Bewertung und Auswahl, damit frühe Einwände nicht jede neue Idee unmittelbar unterbrechen.
Ergebnisse in einen Arbeitsauftrag übersetzen
Prüfen Sie, ob der vorgesehene Raum gemeinsame Visualisierung und vertrauliche Diskussion zulässt. Für die Moderation benötigen Sie eine sichtbar geführte Frageliste. Themen außerhalb des Auftrags werden dort geparkt und erhalten später eine eigene Zuständigkeit, statt unbemerkt die gesamte Agenda zu verdrängen.
Beenden Sie den Workshop mit einer vorgelesenen Entscheidung und den daraus folgenden Agenturaufgaben. Halten Sie auch verworfene Optionen samt Gründen knapp fest. So kann die spätere Ausarbeitung auf dem vereinbarten Stand aufbauen, ohne dieselbe Grundsatzdiskussion bei der nächsten Präsentation erneut führen zu müssen.
Checkliste
- Entscheidungsbefugte Personen vor dem Versand der Einladung bestimmen.
- Sammlung und Bewertung als getrennte Agendaphasen ausweisen.
- Jede Entscheidung in einen verantworteten Folgeauftrag übersetzen.